PPK w trzech aktach, czyli mapa zadań, cz. II

Podczas, gdy nie opadły jeszcze emocje towarzyszące nam podczas Aktu I, w wielu firmach już odgrywa się Akt II. Wdrożenie. Zatem mamy do czynienia z kolejną dozą wyzwań i emocji.

Akt II. Wdrożenie (KOMUNIKACJA)

W scenie I naszej „sztuki” skupiamy się na komunikacji. Odgrywa ona jedną z najistotniejszych ról przy wdrożeniu PPK, ponieważ bez odpowiedniej komunikacji pojawią się problemy związane z prawidłowym wprowadzeniem PPK. Oto Akt II. Wdrożenie – scena I.

1. W pierwszej kolejności powinniśmy skupić się na procedur i wszelkich regulacji, które następnie przekażemy do akceptacji zarządu;
2. po uzyskaniu akceptacji zarządu, należy zweryfikować proces przez pryzmat przepisów RODO;
3. kolejnym krokiem powinno być stworzenie planu komunikacji wewnętrznej. Co do zasady powinien on obejmować kwestie związane ze strategią i kanałami komunikacji, harmonogramem oraz treścią komunikatów, edukacją pracowników oraz stałym kontaktem z HRBP;
4. po stworzeniu planu komunikacji przechodzimy do przeszkolenia kadry kierowniczej w tym zakresie;
5. Rozpoczynamy akcje informacyjną skierowaną do naszych pracowników. Skupiamy się zatem na informowaniu o wejściu w życie PPK, wyborze dostawcy, możliwości dołączenia do programu przez osoby w wieku 55+, stworzeniu kanału pomocy dla pracowników, możliwości obniżenia wpłat dla osób zarabiających mniej niż 1.2 – krotności płacy minimalnej.

Akt II. Wdrożenie (PROCESY I IT)

Komunikację mamy za sobą. Komunikację i całą strategię, która powinna pomóc nam w przygotowaniu firmy i pracowników na wejście w życie PPK. Dlatego w kolejnym etapie skupimy się na procesach oraz zapleczu IT dla firmy. Oto Akt II. Wdrożenie – scena II.

1. Bezsprzecznie pracodawca powinien zawrzeć umowę o zarządzaniu PPK z instytucją finansową;
2. następnie należy skupić się na dostosowaniu systemów (modułu IT oraz modułu kadrowo – płacowego);
3. dokonanie aktualizacji procesów (np.: informowania o benefitach, prowadzenia onboarding’u, etc.);
4. kończąc ten etap pracodawca zawiera umowę z instytucją finansową o prowadzeniu PPK ( w imieniu swoim oraz pracowników).

Podsumowując, jeżeli prawidłowo przeszliśmy przez etap przygotowania, to etap wdrożenia powinien być stosunkowo spokojny dla firmy. Świadome zachodzących zmian środowisko pracownicze nam w tym pomoże. Dlatego musimy pamiętać, jak ważna i istotna jest odpowiednia komunikacja. Przed nami ostatni akt. Ostatnia scena. Akt III. Operacje – już wkrótce! Śledźcie nas!