PPK w trzech aktach, czyli mapa zadań, cz. I

„Człowiek jest sztuki królem, sztuka kształtem jego woli” – J. Łuczewska.
Obserwując to, co dzieje się wśród firm po lub jeszcze przed wdrożeniem PPK, nasuwa się jedno stwierdzenie – to nie lada sztuka! Dlatego w zrozumieniu tejże „sztuki” może nam pomóc mapa zadań. Nie tylko w zrozumieniu, ale też w jej tworzeniu i implementacji w firmie. Zatem tę „sztukę”, jaką niewątpliwie jest PPK, ukażemy Wam w trzech aktach.

Akt I. Przygotowanie (START)

Zapewne pamiętacie przedstawiony przez nas schemat, który dotyczył przygotowania i wdrożenia PPK. Ponieważ jesteśmy bogatsi o kolejną wiedzę i doświadczenia, dlatego nieco zmodyfikowaliśmy (rozbudowaliśmy) schemat przedstawiony w poprzednim wpisie. Oto Akt I. Przygotowanie – scena I.

1. Rozpoznanie tematu PPK w organizacji:
   a) należy potwierdzić, czy oraz kiedy wdrożyć PPK w organizacji;
   b) niewątpliwie należy określić liczbę pracowników, których obejmie PPK;
   c) prawdopodobnie, w przypadku grupy kapitałowej, trzeba będzie określić, czy wszystkie podmioty przyjmą PPK w tym samym terminie, czy osobno;
   d) istotnym będzie poinformowanie pracowników o systemie PPK. Bezsprzecznie pomogą nam w tym różne szkolenia, materiały edukacyjne, portale, etc.
2. Proces wdrażania PPK – czas start!
3. Powołanie zespołu wdrożeniowego:
   a) należy wybrać zespół oraz lidera, określić projekt i role poszczególnych pracowników w projekcie;
   b) bez wątpienia istotne będzie zaakceptowanie projektu, jego formy i roli zespołu.
4. Stworzenie strategii współpracy z reprezentacją pracowników lub ZZ:
   a) ze względu na złożoność procesu wdrażania PPK w firmie, należy włączyć w proces reprezentacje pracowników lub związki zawodowe oraz ustalić ich zaangażowanie, a także strukturę komunikacji.
5. Przedstawienie propozycji zasad funkcjonowania PPK:
   a) podczas gdy zespoły ustalają strategię współpracy przy wdrożeniu, pracodawca musi podjąć decyzję, czy zastosuje dodatkowe wpłaty i uczyni je benefitem w polityce HR firmy.
6. Stworzenie harmonogramu prac:
   a) na tym etapie, należy określić ramy czasowe trwania projektu.

Akt I. Przygotowanie (FINANSE/DOSTAWCA)

Oczywiście to nie koniec, ponieważ po stworzeniu harmonogramu prac przechodzimy do Aktu I – scena II (finanse – model – dostawca).

1. Określenie budżetu wdrożeniowego PPK:
   a) bardzo ważna będzie w tym miejscu analiza kosztów i określenie wystąpienia możliwych kosztów dodatkowych;
   b) ponieważ w kolejnym roku rozliczeniowym, struktura płacowa ulegnie zmianie, należy ją uwzględnić w budżecie;
   c) prawdopodobnie konieczna będzie powtórna analiza przepustowości budżetu.
2. Opracowanie strategii wdrożenia PPK:
   a) w związku z decyzją o ustaleniu wpłaty dobrowolnej, pracodawca może pokryć wpłatę pracownika, tym samym przekształcając ją w dodatkowy bonus.
3. Podjęcie decyzji o zasadach wdrożenia PPK:
   a) zarząd powinien dokonać akceptacji założeń budżetowych;
   b) w związku z powyższym należy wdrożyć założenia w dokumentacji;
   c) ponieważ należy podjąć decyzję o wyborze dostawcy PPK, dlatego też pracodawca może poprosić o pomoc brokera lub innego doradcę.
4. Zebranie ofert, analiza i konsultacje:
   a) w pierwszej kolejności należy przygotować zapytanie ofertowe i po przesłaniu go do dostawców, czekać na spływ ofert;
   b) następnie należy nadać jednostkom reprezentacyjnym pełnomocnictwo do zawarcia umowy;
   c) po przeanalizowaniu ofert powinien zostać zarekomendowany zarządowi wybrany dostawca oraz proponowany model wdrożenia, celem akceptacji.
5. Wybór dostawcy PPK.

Reasumując, w akcie pierwszym naszej „sztuki”, musimy bardzo skrupulatnie zaplanować i wykonać kolejne działania. Niewątpliwie najistotniejszymi elementami tej układanki, będą nasi „aktorzy” i „reżyser”, ponieważ od ich postawy, zaangażowania i umiejętności zależy końcowy sukces. W rezultacie powinniśmy przejść płynnie do Aktu II, jakim jest Wdrożenie – Śledźcie nas!