Drużyna, czyli zespołowa praca zdalna

Ostatnimi czasy media są przepełnione informacjami dotyczącymi koronawirusa (SARS-CoV-2) wywołującego COVID-19. W związku z wprowadzonymi przez rząd działaniami, mającymi na celu m.in. ograniczenie rozprzestrzeniania się wirusa, coraz popularniejsza staje się chociażby praca zdalna. W tych branżach i zawodach, w których jest to możliwe, praca zdalna pozwala nam m.in. na: ograniczenie kontaktów międzyludzkich do niezbędnego minimum poprzez pozostanie w domu, czy na sprawowanie opieki nad dziećmi.

Czas związany z ogłoszeniem stanu epidemicznego, jest z punktu widzenia przedsiębiorców, menedżerów, pracowników, czasem szczególnym. Jesteśmy zmuszeni do zmodyfikowania własnej pracy, czy funkcjonowania firmy. Jak to zrobić, żeby zadziałało i pozwoliło przetrwać ten niewątpliwie trudny okres? Zapewne pracodawcy, kierownicy, działy HR, kadr, pracują w pocie czoła, żeby znaleźć odpowiednie rozwiązanie dla własnej firmy, biorąc także pod uwagę specyfikę jej funkcjonowania. Warto także w tym wszystkim mieć na uwadze fakt, że nie ma uniwersalnego rozwiązania, gotowego do implikacji go każdej z firm. Rozwiązanie musi być dostosowane pod konkretną firmę, branżę. My też nie podajemy gotowego rozwiązania, a jedynie wskazówki, czym kierować się i na co zwrócić uwagę przy organizacji pracy zdalnej w firmie.

I. Komunikacja…

Pamiętacie zapewne, jaki nacisk kładłem na komunikacje przy okazji poprzednich wpisów. Praca zdalna jest oparta przede wszystkim na komunikacji. To, co jest istotne to częstotliwość wysyłanych komunikatów, jasność przekazu, spokój.

Spokój będzie w tym przypadku chyba kwestią najistotniejszą. Dlaczego? Otóż nerwy, panika, czy stres towarzyszący wykonywanej pracy często prowadzi do uchybień, niedopatrzenia. W komunikatach przekazywanych pracownikom starajmy się tonować nastroje, uspokoić ludzi. Często pracownicy sami – przyzwyczajeni do pewnych określonych, wypracowanych zachowań – nakładają na siebie pewnego rodzaju presję. Pracowników należy utrzymać w ryzach, ale wypadałoby presję przekształcić w pozytywną motywację. Spokój okazany pracownikom w komunikacji, delegowaniu zadań jest w stanie zbudować dodatkowe, wzajemne zaufanie w zespole. To z kolei pozwoli odpowiednio zorganizować pracę własną i innych osób, utrzymać względną efektywność działań.

Ważne są także częste (jeśli to konieczne) i klarowne komunikaty. Starajmy się nie wprowadzać zbędnego zamieszania wynikającego ze zbyt dużej ilości przekazywanych treści. Czy to wiadomości mailowe, czy rozmowa telefoniczna – w przekazanym komunikacie określajmy co i przez kogo ma zostać wykonane, w jakim terminie, jaki jest obszar działań docelowych, jaki jest poziom decyzyjności, komu należy przedłożyć raport. Unikniemy w ten sposób przekazania zbędnych treści.

Co się tyczy częstotliwości – tu w głównej mierze temat skierowany do osób zarządzających przez kontrolę. Bardzo trudno będzie się przestawić na zarządzanie zdalne, ale okoliczności tego wymagają. Jeżeli wśród naszych Czytelników są takie osoby – Drodzy, do Was apel. Przełamcie bariery. Zbudujcie zaufanie. Jeżeli częstszy kontakt z pracownikami zdalnymi Wam to ułatwi – nie wahajcie się. Pamiętajcie jednak o zdrowej równowadze – WLB 😉 .

II. Emocje…

W ostatnich dniach dociera do mnie wiele informacji, komunikatów. Chcę być na bieżąco. Wy zapewne także śledzicie to, co dzieje się w mediach. Każda informacja, jaką otrzymujemy, generuje emocję. Każda emocja przekształca się w określone zachowanie. Punkt powyżej – komunikacja. Wspomniałem o stresie. Nerwy, rozkojarzenie, dezorganizacja. To wszystko zderza się z naszą emocjonalnością. Ponownie – spokój. Spokój, na którym oprzemy budowę wzajemnego zaufania, zbudowania kolejnych, nowych relacji. Mówi się, że nic nie jednoczy tak, jak wspólny wróg. Znacie to skądś? 😉

Pozytywne emocje w dobie kryzysu pomogą nam wytworzyć więź, powstanie zespół zdolny przetrwać, niczym Drużyna Pierścienia. I tak, jak ta sławetna drużyna, tak i my potrzebujemy dobrze zorganizowanego, charyzmatycznego przywódcy, niezbędnych narzędzi do pracy, wzajemnego zaufania, podziału obowiązków, klarownej komunikacji. Zaufanie, obiektywizm, sprawiedliwość, kreatywność, czy elastyczność w codziennych działaniach, bezwzględnie przełożą się stworzenie drużyny o wysokim morale, monolitu.

Jestem oazą spokoju i ciszy…

III. Drużyna to MY…

Skoro już zahaczyłem o Drużynę Pierścienia… Pamiętacie, jak potoczyły się losy poszczególnych bohaterów? Rozdzielili się, dążąc do osiągnięcia wspólnego celu. Czy nie jest podobnie z pracą zdalną?

W wielu firmach, dotychczas niekorzystających z pracy zdalnej, wprowadza się to rozwiązanie. Jest ono z jednej strony wygodniejsze, bezpieczniejsze, z drugiej zaś wymaga reorganizacji. Często reorganizacji nie tylko w sferze fizycznej, ale i mentalnej. Pojawiają się obawy (i słusznie, że one są), czy to wszystko – kolokwialnie rzec ujmując – wypali. W ten oto sposób przeszliśmy, bardzo płynnie, z komunikacji, przez emocje i zaufanie do drużyny. Kiedy możemy mówić o drużynie? Wtedy, kiedy dążymy do osiągnięcia wspólnego celu i czujemy się przy tym jednym z wielu, ale bardzo ważnym i istotnym trybem większej machiny. Jeżeli choćby jeden jej element będzie funkcjonował źle, praca pozostałych trybów zostanie zaburzona. Będzie nieefektywna.

Czy drużyna jest w stanie prawidłowo funkcjonować bez kapitania lub bramkarza? Czy statek dotrze do celu bez sternika? Nie. Dlatego bardzo ważne jest zbudowanie zespołu, drużyny, w której każdy będzie się czuł równie ważny, potrzebny, doceniony.

Jak to osiągnąć? Zacznijmy od określenia celu, który chcemy osiągnąć. Wskażmy ludziom drogę, którą będziemy podążać. Na każdym kroku naszej wędrówki uwzględniajmy zmienne od nas niezależne, do których będziemy musieli się dostosować. Słuchajmy i rzetelnie rozważajmy wszystkie pomysły. Rozdzielmy obowiązki i przekażmy część odpowiedzialności każdemu z członków zespołu. Pamiętajmy o utrzymaniu stałego kontaktu, monitorowaniu procesów i pracy zespołu oraz reagowaniu na bieżąco.

Zdalnie – nie znaczy „gorzej”. Owszem, nie wszyscy są przystosowani do pracy zdalnej. Nie wszyscy potrafią utrzymać samodyscyplinę. Ale wszystko zależy od organizacji tej pracy. Choć wymaga to zmian na wielu płaszczyznach, organizacja oparta na rzetelnej komunikacji, wzajemnym zaufaniu i poczuciu przynależności do wspólnoty może przekształcić się sukces.

Wykorzystajmy ten czas na zmiany na lepsze. Nie tylko zawodowo, mentalnie, ale i w relacjach budowanych w domowym zaciszu. Bądźmy odpowiedzialni za siebie wzajemnie.

Brygada HR #zostajemywdomu #myjemyrece 🙂 Śledźcie nas!