Proces rekrutacji – czy to może aż tak długo trwać?

Jak każdy z Was, byłem kiedyś na początku zawodowej drogi. Wyznawałem wtedy zasadę, że będę aplikował gdziekolwiek, żeby tylko zdobyć jakieś zawodowe doświadczenie, które przecież – w mojej ocenie – zaprocentuje na przyszłość. Obecnie już kilka lat doświadczenia pracy w HR i kilka dodatkowych lat pracy dorywczej podczas studiów. W pamięci chwile przygotowań do rozmowy o pracę, stres i radość, kiedy to mnie wybrano lub gorszy nastrój z powodu odmowy. Każdy proces, w którym brałem udział, to także czas związany z oczekiwaniem na odpowiedź. Zapewne każdemu z Was zdarzyło się doświadczyć długiego procesu rekrutacji i związanymi z nim emocji. Często niestety negatywnymi.

Chciałbym Wam przedstawić poniżej schemat, umówmy się – poglądowy, struktury procesu rekrutacji. Oczywiście każda firma zajmująca się rekrutacją bezpośrednio, ma swój własny opracowany proces, dopasowany do organizacji, jej struktur i kultury. Niemniej jednak mam nadzieję, że ten schemat poglądowy pozwoli wielu z Was, drodzy Czytelnicy, zrozumieć zachodzące w procesie rekrutacji działania i etapy. Natomiast tym z Was, którzy zajmują się rekrutacją, być może pozwoli nieco uporządkować swoją pracę, zrozumieć ją, czy da podwaliny pod przebudowę, modyfikację obecnych procedur?

ETAPY PROCEDURY REKRUTACYJNEJ

Etap I – Ocena potrzeb firmy

Na tym etapie jeszcze nie rozpoczynamy procesu rekrutacji. Zaczynamy od analizy (zazwyczaj odpowiada za do dział HR i przełożeni) potrzeb firmy pod kątem zatrudnienia nowego pracownika, możliwości budżetowych, etc.

Etap II – Analiza stanowiska

Gdy wiemy, na jakie stanowisko rozpoczynamy rekrutację, należy stworzyć opis i charakterystykę stanowiska oraz określić wymagania, według których będziemy dokonywać analizy i selekcji dokumentów aplikacyjnych.

Etap III – Rekrutacja wewnętrzna/zewnętrzna

W zależności od możliwości, potencjału firmy, ale przede wszystkim od polityki firmy zależy, gdzie będziemy szukać kandydatów na wolne stanowisko. Do wyboru mamy rekrutację wewnętrzną (wyłonienie osoby spośród obecnych pracowników) oraz zewnętrzną (tzw. „zastrzyk świeżej krwi”).

Etap IV – Wybór formy naboru

Na tym etapie zapada decyzja o wyborze kanałów naboru kandydatów. Mogą to być ogłoszenia na stronie internetowej firmy, w social media, prasie, w czasopismach branżowych, ogłoszenia na targach pracy, nawiązanie współpracy z agencją doradztwa personalnego lub rekomendacje.

Etap V – Zebranie, analiza oraz wstępna selekcja aplikacji

Od tego momentu rozpoczyna się odliczanie przez kandydata czasu od momentu złożenia aplikacji do chwili nawiązania kontaktu przez rekrutera. W tym miejscu należałoby określić w przybliżeniu kandydatowi, ile czasu może zająć w przybliżeniu odpowiedź ze strony firmy. Bez względu na to, czy byłaby ona pozytywna, czy negatywna.

!Wskazówka dla rekrutera!

1. Podziel aplikacje na kilka grup:

• kandydaci, którzy nie posiadają wszystkich kwalifikacji (grupa C),
• kandydaci, którzy mają odpowiednie kwalifikacje, ale są ponad budżetem, zbyt krótko pracują na danym stanowisku/w branży, mają niekompletne dokumenty aplikacyjne, niechlujne przygotowane CV, etc. (grupa B),
• kandydaci spełniający wymagania, najbardziej zbieżni z profilem stanowiska, dokumenty aplikacyjne nie budzą zastrzeżeń (grupa A).

2. Określ z iloma kandydatami chcesz i możesz się spotkać, by przeprowadzić rozmowy. Możesz skorzystać z wywiadów telefonicznych.

3. Gdy dokonasz wstępnej selekcji, zaproś kandydatów na rozmowę rekrutacyjną lub do aktywnej współpracy poprzez testy, zadania, czy sesje Assessment Center.

Etap VI – Rozmowa kwalifikacyjna

Interview jest bardzo często ostatnim etapem, podczas którego weryfikujemy zbieżność doświadczenia zawodowego, kwalifikacji, umiejętności kandydata względem profilu stanowiska. Rozmowa powinna trwać ok. 30 min do 1 godziny.

Etap VII – Wybór najlepszego kandydata

Po zakończonej rozmowie sporządza się raport, notatki i profil kandydata, co z kolei powinno ułatwić ocenę i wybór najlepszej osoby. Gdy już informacje o kandydatach są uporządkowane, porównuje się i kwalifikacje i kompetencje przez pryzmat stanowiska pracy. Najważniejsze, by profil zawodowy osoby, którą wybierzemy, był w jak największym stopniu zbieżny z profilem stanowiska.

!Wskazówka dla kandydata!

Staraj się pamiętać o tym, że od momentu, w którym przesłałeś swoją aplikację do pracodawcy, do kontaktu ze strony rekrutera, otrzymania feedback’u po rozmowie, informacji o zakończeniu procesu rekrutacji, może minąć dużo czasu. Zawsze pytaj, jakie są ramy czasowe danego etapu, kiedy możesz spodziewać się informacji zwrotnej. Na czas trwania procesu rekrutacji mają wpływ różnego rodzaju czynniki, zmienne, m.in.:

• ilość osób aplikujących na dane stanowisko;
• ilość nadesłanych dokumentów aplikacyjnych (CV, listy motywacyjne, Business Summary, portfolio, etc.);
• liczba rekruterów obsługujących proces rekrutacji;
• czas, jaki rekruterzy muszą poświęcić na analizę i selekcję dokumentów, które nie są zgodne z profilem stanowiska (zdarza się często);
• zbyt rozbudowany proces decyzyjny;
• zawieszenie lub przerwanie procesu rekrutacji;
• zaburzony przepływ informacji;
• zmiana profilu stanowiska (zdarza się).

!Wskazówka dla rekrutera!

Staraj się zawsze swoim kandydatom określać ramy czasowe poszczególnych etapów rekrutacji. W przypadku odrzucenia aplikacji kandydata już na etapie analizy i selekcji CV, poinformuj go o tym niezwłocznie. Podobnie, jeśli zaistnieją jakiekolwiek inne czynniki mające wpływ na wydłużenie procesu rekrutacji.

Jako rekruter z kilkuletnim doświadczeniem, mogę Wam powiedzieć, że proces rekrutacji może trwać tydzień, a może także trwać miesiąc. Wszystko zależy od tego, jakie mamy zasoby, jakie procesy zachodzą w rekrutacji. Najważniejsza w tym wszystkim jest komunikacja. Dlatego też pamiętajmy i nie bójmy się w rozmowie pytać o ramy czasowe rekrutacji, w których bierzemy udział. Mam nadzieję, że tym wpisem, przynajmniej poglądowo, rzuciłem Wam – kandydatom – światło na to, co zachodzi po tej „drugiej stronie”. Z kolei Wam – rekruterzy – przekazałem materiał, który, może w niewielkim stopniu, ale jednak zainspiruje do jakichś zmian.

Reasumując, przekazujmy sobie informacje na bieżąco. Zaoszczędzimy sobie wzajemnie wielu negatywnych emocji, niepewności i niedomówień.

Śledźcie nas! 🙂