PPK w trzech aktach, czyli mapa zadań, cz. III

Przed nami ostatni akt „sztuki”. Jak ten akt będzie wyglądał? Czy może, jak powinien wyglądać? Przekonajmy się. Akt III. Operacje.

Akt III. Operacje (OBSŁUGA PPK)

Drodzy Czytelnicy, przed Wami akt, który będzie ukazywał obsługę PPK po jego wdrożeniu.

1. Pierwszym krokiem na tym etapie jest przyjęcie odpowiednich, wcześniej uzgodnionych procedur, przepływ dokumentacji w firmie oraz dostosowanie narzędzi, które ułatwią nam zarządzanie PPK;
2. następnie należy być przygotowanym na naliczenie, pobranie i odprowadzenie wpłat do PPK. Ponieważ składki nalicza się zaraz po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, dlatego należy je odprowadzić od pierwszego dokonanego po naliczeniu wynagrodzenia. Do 15. dnia każdego miesiąca wpłaty są przekierowane do PPK;
3. kolejnym krokiem jest obsługa dyspozycji pracowniczych. Na tym etapie skupiamy się na rezygnacjach (zgłoszone do 7 dni od momentu przystąpienia), zmianie osób uprawnionych, wysokości wpłaty podstawowej i dodatkowej, ponownym zapisaniu do PPK oraz o pierwszym zapisaniu osób w wieku 55+;
4. podczas gdy będziemy pracować z obecnymi pracownikami, nie możemy zapomnieć o nowych pracownikach. Dlatego ważne jest, żebyśmy przygotowali odpowiednie procedury. Istotne będą informacje o PPK, zawarcie nowych umów o prowadzenie, czy też przeprowadzenie transferu środków z innego PPK;
5. bardzo ważną grupą są także pracownicy odchodzący. Bezsprzecznie nie wolno nam o nich zapomnieć! Dlatego bardzo dobrą praktyką z naszej strony będzie wydanie zaświadczenia o zgromadzonych środkach. Ponadto, musimy pamiętać o przekazaniu informacji Dostawcy PPK;
6. zarówno pracodawcy, jak i pracownicy muszą pamiętać o konieczności ponowienia deklaracji o zapisie do PPK. Ta kwestia dotyczy osób, które rezygnują z przystąpienia do PPK. Co cztery lata muszą ponawiać deklarację, jeżeli nie chcą przystępować do programu.
7. ciągłym i nieuniknionym procesem, który nas czeka, jest gromadzenie i archiwizacja dokumentów. Od tego chyba nie ma ucieczki.
8. po raz kolejny zwracamy uwagę na komunikację i informację. Jesteśmy zobowiązani do monitorowania Dostawcy PPK i informowania pracowników o wynikach funduszu;
9. kończąc, pamiętajmy o cyklicznej komunikacji z partnerem społecznym.

„Gdy emocje już opadną, jak po wielkiej bitwie kurz…” – chciałoby się zacytować nieśmiertelny utwór zespołu Perfekt. Nie możemy tego zrobić, ponieważ emocje będą nam towarzyszyły jeszcze przez bardzo długi czas. Miejmy nadzieję, że kiedy ta „sztuka” się skończy, publiczność zgotuje nam owacje na stojąco.

Więcej o PPK możecie dowiedzieć się na ppk.info lub na naszym blogu. Śledźcie nas! Kurtyna!